Szóljunk szépen

Közismert dolog, hogy a Microsoft Word-ben elkészített dokumentum minden gépen másféleképpen néz ki. Ha ki szeretnénk nyomtatni és nincs nyomtató ahhoz a számítógéphez, amelyikben elkészítettük, akkor a következő gépen újra kell tördelni, formázni az egész dokumentumot. Még az is előfordulhat, hogy ugyanazon a számítógépen többszöri megnyitás után mindig másként néz ki és kezdhetjük elölről az egész formázást, mert vagy néhány sor új oldalra került, vagy egy ábra csúszott el, vagy címek a lap aljára kerültek stb. Ezek az esetek ismerősek lehetnek azok számára, akik már dolgoztak ezzel a programmal.

Sajnos, teljesen nem kiküszöbölhető, viszont néhány trükk alkalmazásával csökkenthető a másodszor (többedszer) való formázással eltöltött idő és energiabefektetés. Egy tipp: a töréspontok (break) beszúrása. Töréspontok használatával kivitelezhető, hogy csak fejezetenként kell újraformázni a dokumentumot, ami jóval egyszerűbb, mintha egybe kellene figyelni az egészre. Töréspont alkalmazásával kivitelezhető az is, hogy valami új oldalra kerüljön, tehát érdemes az egyes fejezeteket, fejezetcímeket új oldalon kezdeni és akkor nem kell aggódni azért, hogy egy kis módosítás vagy újranyitás esetén a cím elcsúszik és átkerül az előző lap aljára. A töréspont beszúrása a következőképpen történik: a kurzorral megállunk az előtt a szöveg előtt, amit új oldalon szeretnél kezdeni, majd kiválasztjuk a Beszúrás (Insert) menüpont Töréspont (Break) opcióját. Itt megnyílik egy ablak, ahol kiválaszthatjuk az új oldalra dobást: Next page.

Ugyancsak a töréspontok használatával kivitelezhető, hogy két egymás után következő oldalt különbözőképpen formázhatunk, például az egyik oldalra álló, a másikra pedig fekvő helyzetben van szükség, töréspontokkal elválasztjuk őket és mindkettőt külön-külön tetszés szerint formázhatjuk.

Egy másik gyakori probléma, amikor a saját, nehezen elkészített rajzokban csúsznak el a komponensek, a rajz összetevői. Ennek kiküszöbölésére a csoportosítás (group) áll rendelkezésünkre. Berajzoljuk a szükséges ábrákat, elhelyezzük őket a megfelelő sorrendben, ahogy szeretnénk, majd amikor készen van az egész, akkor kijelöljük az egyes komponenseket - a SHIFT gombot lenyomva tartjuk és az egérrel egyenként rákattintunk azokra a komponensekre, amelyeket szeretnénk egységes egészként látni -, majd kiválasztjuk a Rajz/ Csoportba foglalás (Draw/Group) parancsot.  A menüpont megtalálható a rajz eszköztáron, ami előhozható a Nézet/Eszköztárak/Rajzolás (View/Toolbars/Drawing) menüponttal. Ez egybefogja az egész ábrát, ezután még ha el is tolódik, az egyben fog megtörténni, így jóval könnyebb majd újra a helyére pakolni, mintha egyenként kellene vacakolni a komponensekkel és ugyanazt elkészítened többször is. Ha befejeztük a remekművünket, csoportosítva vannak az elemek, de eszünkbe jut, hogy valamit elfelejtettünk, vagy esetleg másképp akarunk csinálni akkor sincs semmi probléma. Rendelkezésedre áll a Csoportbontás (Ungroup), valamint az Újracsoportosítás (Regroup). A módosítandó ábrát kijelöljük és felbontjuk a csoportot, majd a módosítások végeztével alkalmazod rá az Újracsoportosítást a csoportosításnál leírt módon.

Egy másik jó dolog a Word-ben, hogy stílusokat lehet alkotni, vagy már meglévőket ráhúzni a dokumentumra. A stílus különböző szövegegységekre vonatkozó formázási műveleteket tartalmaznak. Amikor kiválasztunk egy stílust, az össze abban foglalt tulajdonság érvényesítésre kerül az éppen aktuális szövegrészre. Az új stílus létrehozása a Formátum/Stílus (Format/Style) almenü megnyitásával kezdődik, és a saját egyéni ízlésünknek megfelelő stílus beállításával (persze a lehetőségekhez alkalmazkodva) folytatódik, amit egy megnyíló ablakban választunk ki különböző opciók szerint. A stílusok beállításával, alkalmazásával automatikus tartalomjegyzéket lehet készíteni, amit egyetlen parancs kiadásával a Word elkészít, és nem kell órákig vacakoljál vele. Tartalomjegyzékhez a főcímeket azonos stílussal kell ellátni: kijelöljük a címet és a képernyő bal felső sarkán található lenyíló menüből kiválasztunk egy címstílust, amelynek minden tulajdonsága rögtön meg is jelenik a kijelölt szövegrészen), az alcímeket egy másik stílussal és így tovább, minden szövegrészhez, amelyet a tartalomjegyzékben látni szeretnénk hozzárendelünk egy címstílust.

Egy automatikus oldalszámozóval megszámozhatjuk az oldalakat, lapokat. Ráállunk arra az oldalra, ahol a számozás kezdeni szeretnénk, majd a Beszúrás (Insert) menüből kiválasztjuk az Oldalszámozás (Page Numbers) menüpontot. A megjelenő párbeszédablakban megadjuk, hogy milyen számmal kezdődjön a számozás, minden oldalt számozzon-e, hova kerüljön az oldalszám a lapon stb. Az előkészületek után a szövegkurzort abba a pozícióba helyezzük, ahova szeretnénk a tartalomjegyzéket beszúrni és kiválasztjuk a Beszúrás menü Tárgymutató és tartalomjegyzék (A Word XP-ben Beszúrás/Hivatkozás/Tárgymutató és tartalomjegyzék) (Insert/Index and Tables). A megnyíló ablakban kiválasztjuk a Tartalomjegyzék (Table of Contents) fület és beállítjuk a saját dokumentumunkban szereplő stílusokat, abban a sorrendben, ahogy látni szeretnénk a tartalomjegyzékben. Például ahhoz, hogy a főcím nevű stílussal rendelkező címek legyenek a főcímek, ki kell választani a létrehozott "főcím" nevű stílust (megtalálható a listában) és teszünk melléje egy 1-t, az alcím mellé 2-t, vagy ha már meglévő stílust használtunk, akkor pl. a Címsor1 mellé jön az 1-es; a már benne lévő számokat törljük ki. Amikor végeztünk a beállításokkal az OK gombra kattintunk és A Word elkészíti a tartalomjegyzéket.

Finta Annamária