Szóljunk szépen |
Közismert
dolog, hogy a Microsoft Word-ben elkészített
dokumentum minden gépen másféleképpen néz ki. Ha ki szeretnénk nyomtatni és
nincs nyomtató ahhoz a számítógéphez, amelyikben elkészítettük, akkor a
következő gépen újra kell tördelni, formázni az egész dokumentumot. Még
az is előfordulhat, hogy ugyanazon a számítógépen többszöri megnyitás
után mindig másként néz ki és kezdhetjük elölről az egész formázást,
mert vagy néhány sor új oldalra került, vagy egy ábra csúszott el, vagy címek
a lap aljára kerültek stb. Ezek az esetek ismerősek
lehetnek azok számára, akik már dolgoztak ezzel a programmal. Sajnos,
teljesen nem kiküszöbölhető, viszont néhány trükk alkalmazásával
csökkenthető a másodszor (többedszer) való formázással eltöltött
idő és energiabefektetés. Egy tipp: a
töréspontok (break) beszúrása. Töréspontok
használatával kivitelezhető, hogy csak fejezetenként kell újraformázni a
dokumentumot, ami jóval egyszerűbb, mintha egybe kellene figyelni az
egészre. Töréspont alkalmazásával kivitelezhető az is, hogy valami új
oldalra kerüljön, tehát érdemes az egyes fejezeteket, fejezetcímeket új
oldalon kezdeni és akkor nem kell aggódni azért, hogy egy kis módosítás vagy
újranyitás esetén a cím elcsúszik és átkerül az előző lap aljára. A
töréspont beszúrása a következőképpen történik: a kurzorral megállunk az
előtt a szöveg előtt, amit új oldalon szeretnél kezdeni, majd
kiválasztjuk a Beszúrás (Insert) menüpont Töréspont (Break) opcióját. Itt megnyílik egy
ablak, ahol kiválaszthatjuk az új oldalra dobást: Next page. Ugyancsak
a töréspontok használatával kivitelezhető, hogy két egymás után
következő oldalt különbözőképpen formázhatunk, például az egyik
oldalra álló, a másikra pedig fekvő helyzetben
van szükség, töréspontokkal elválasztjuk őket és mindkettőt
külön-külön tetszés szerint formázhatjuk. Egy
másik gyakori probléma, amikor a saját, nehezen elkészített rajzokban
csúsznak el a komponensek, a rajz összetevői. Ennek kiküszöbölésére a csoportosítás (group) áll rendelkezésünkre.
Berajzoljuk a szükséges ábrákat, elhelyezzük őket a megfelelő
sorrendben, ahogy szeretnénk, majd amikor készen van az egész, akkor kijelöljük
az egyes komponenseket - a SHIFT
gombot lenyomva tartjuk és az egérrel egyenként
rákattintunk azokra a komponensekre, amelyeket szeretnénk egységes egészként
látni -, majd kiválasztjuk a Rajz/ Csoportba foglalás (Draw/Group)
parancsot. A menüpont megtalálható
a rajz eszköztáron, ami előhozható a Nézet/Eszköztárak/Rajzolás (View/Toolbars/Drawing)
menüponttal. Ez egybefogja az egész ábrát, ezután még
ha el is tolódik, az egyben fog megtörténni, így jóval könnyebb majd újra a
helyére pakolni, mintha egyenként kellene vacakolni a komponensekkel és
ugyanazt elkészítened többször is. Ha befejeztük a remekművünket,
csoportosítva vannak az elemek, de eszünkbe jut, hogy valamit elfelejtettünk,
vagy esetleg másképp akarunk csinálni akkor sincs
semmi probléma. Rendelkezésedre áll a Csoportbontás (Ungroup), valamint az Újracsoportosítás (Regroup). A módosítandó ábrát kijelöljük
és felbontjuk a csoportot, majd a módosítások végeztével alkalmazod rá az Újracsoportosítást a csoportosításnál
leírt módon. Egy másik jó dolog a Word-ben,
hogy stílusokat lehet alkotni, vagy már meglévőket ráhúzni a dokumentumra.
A stílus különböző szövegegységekre vonatkozó
formázási műveleteket tartalmaznak. Amikor kiválasztunk egy stílust, az
össze abban foglalt tulajdonság érvényesítésre kerül az éppen aktuális
szövegrészre. Az új stílus létrehozása a Formátum/Stílus (Format/Style) almenü
megnyitásával kezdődik, és a saját egyéni ízlésünknek megfelelő
stílus beállításával (persze a lehetőségekhez alkalmazkodva)
folytatódik, amit egy megnyíló ablakban választunk ki különböző opciók
szerint. A stílusok beállításával, alkalmazásával automatikus
tartalomjegyzéket lehet készíteni, amit egyetlen parancs kiadásával a Word
elkészít, és nem kell órákig vacakoljál vele. Tartalomjegyzékhez
a főcímeket azonos stílussal kell ellátni: kijelöljük a címet és a
képernyő bal felső sarkán található lenyíló menüből
kiválasztunk egy címstílust, amelynek minden tulajdonsága rögtön meg is
jelenik a kijelölt szövegrészen), az alcímeket egy másik stílussal és így
tovább, minden szövegrészhez, amelyet a tartalomjegyzékben látni szeretnénk hozzárendelünk
egy címstílust. Egy automatikus oldalszámozóval megszámozhatjuk az
oldalakat, lapokat. Ráállunk arra az oldalra, ahol a számozás kezdeni
szeretnénk, majd a Beszúrás (Insert) menüből kiválasztjuk az Oldalszámozás (Page Numbers) menüpontot. A megjelenő
párbeszédablakban megadjuk, hogy milyen számmal kezdődjön a számozás, minden
oldalt számozzon-e, hova kerüljön az oldalszám a lapon stb. Az
előkészületek után a szövegkurzort abba a pozícióba
helyezzük, ahova szeretnénk a tartalomjegyzéket beszúrni és kiválasztjuk a Beszúrás menü Tárgymutató és tartalomjegyzék (A Word XP-ben
Beszúrás/Hivatkozás/Tárgymutató
és tartalomjegyzék) (Insert/Index and Tables). A megnyíló ablakban
kiválasztjuk a Tartalomjegyzék (Table of Contents) fület és beállítjuk a saját
dokumentumunkban szereplő stílusokat, abban a sorrendben, ahogy látni
szeretnénk a tartalomjegyzékben. Például ahhoz, hogy a főcím nevű
stílussal rendelkező címek legyenek a főcímek, ki kell választani a
létrehozott "főcím" nevű stílust (megtalálható a
listában) és teszünk melléje egy 1-t, az alcím mellé 2-t, vagy ha már
meglévő stílust használtunk, akkor pl. a Címsor1
mellé jön az 1-es; a már benne lévő számokat törljük ki. Amikor végeztünk
a beállításokkal az OK gombra kattintunk és A Word
elkészíti a tartalomjegyzéket. |
Finta Annamária |